L'email perfetta? Cosa non fare quando la si scrive

L’email perfetta? Cosa non fare quando la si scrive

Un prontuario vero e proprio

scrivere emailROMA – Ogni giorno si inviano circa 250 miliardi di email. Chi pensava che i social network avrebbero mandato in pensione la “vecchia” posta elettronica, si sbagliava. L’email è più viva che mai ed è ancora lo strumento più utilizzato per la comunicazione formale, professionale, commerciale, promozionale. Ma bisogna saperla usare.

Sembra facile, ma scrivere un’email nasconde tante insidie. Abbiamo a disposizione solo le parole per informare, chiedere, ribattere, convincere, proporci. E farci leggere sul piccolo schermo dello smartphone, magari in un treno affollato.

Ecco dunque un prontuario per l’email perfetta. Lo ha redatto Luisa Carrada: “Scrivere un’email” (Zanichelli, 128 pagine, 13 euro). Un titolo già essenziale come deve essere una lettera ai tempi del web.

Sottotitolo “Con voce sicura, limpida, la tua” nel quale evidenza il metodo per dare al nostro testo personalità, chiarezza espositiva e riconoscibilità. Obiettivo: arrivare a destinazione o meglio al destinatario.

In generale, sono 10 le regole da non seguire:

  1. Inviare l’email senza oggetto
  2. Scrivere un oggetto troppo lungo, oltre i 50-60 caratteri
  3. Cominciare il messaggio con “Salve!”
  4. Iniziare con formule burocratiche come “Con la presente”
  5. Fare una lunga premessa prima di arrivare al punto
  6. Scrivere un muro di parole fitto fitto
  7. Scrivere periodi lunghi e complessi
  8. Riempire il messaggio di grassetto e TUTTO MAIUSCOLO
  9. Salutare con formule antiquate e troppo formali, come: “RingraziandoLa per l’attenzione…”
  10. Inviare l’email senza averla riletta con attenzione almeno una volta

Luisa Carrada, editor e specialista della comunicazione scritta, celebre il suo blog “Il Mestiere di scrivere”, fornisce le indicazioni importanti su cosa scrivere ma anche cosa NON scrivere in una email. Dall’oggetto (l’essenza della notizia) fino ai saluti, tutti i consigli per scrivere email sintetiche ma attente, con il giusto tono di voce a seconda della situazione e del destinatario. “Ti scrivo per dirti…” e non “Ti inoltro la presente…”. “La ringrazio per l’attenzione e la saluto cordialmente” e non il pomposo “Ringraziando per l’attenzione si inviano cordiali saluti”. Attenzione agli allegati, ai destinatari in Cc! Ma anche: quando è opportuno inviare una email oppure fare una telefonata?

PS: ci sono anche i post scriptum e le risposte automatiche.